Om te zorgen dat de personen en instanties waarmee uw samenwerkt gemakkelijk contact met u kunnen opnemen, is het handig als iedereen een email handtekening instelt. Om met die email-handtekening de identiteit en huisstijl van uw organisatie uit te stralen, is het gewenst dat deze handtekeningen op hetzelfde ontwerp gebaseerd zijn.

Omdat een email-handtekening persoonlijke gegevens bevat (zoals naam, functie, contactgegevens) wordt iedereen gevraagd om zijn email-handtekening zelf in te stellen, gebaseerd op een centraal vastgestelde layout.

De werkwijze is als volgt :
• U moet op één computer de handtekening aanpassen aan uw persoonlijke gegevens.
• Op alle andere computers waar u werkt, hoeft u de handtekening daarna alleen aan te zetten.

Kies in Outlook de menu-optie  Extra / Opties en vervolgens het tabblad E-mailindeling.

Klik vervolgens op de knop ‘Handtekeningen’.  Het volgende scherm verschijnt :

Rechtsboven in dit scherm ziet u, dat er nog geen handtekening is ingesteld. Onderin ziet u de standaard handtekening van uw organisatie.

Eerst gaan we deze handtekening aan uw persoonlijke gegevens aanpassen. De door u te wijzigen of evt. te verwijderen gedeeltes zijn gemarkeerd met bv. [blokhaken].  Pas de tekst aan aan uw persoonlijke gegevens. Verwijder regels die niet van toepassing zijn, en probeer de oorspronkelijke opmaak van de regels te behouden

Selecteer vervolgens ‘(naam)’ als standaard handtekening voor nieuwe berichten rechtsboven in hetzelfde menu : anders is de net aangemaakte nieuwe handtekening niet automatisch te zien als u een nieuw e-mail bericht aanmaakt!!

Druk op OK

Op andere computers waarop u inlogt hoeft u de handtekening niet opnieuw aan uw persoonlijke gegevens aan te passen. U moet hem wel activeren voor nieuwe berichten !

Corrigeren handtekening
Indien er iets mis is gegaan bij het aanpassen van de standaard handtekening, ga dan als volgt te werk :

Open met de Windows Verkenner naar C:\UKW\Scripts. U ziet daar een ikoontje ‘Verwijderen Handtekening’. Dubbelklik dit ikoontje om het te starten.

Als de handtekening verwijderd is, moet u opnieuw inloggen om een vers exemplaar van de standaard-handtekening van uw organisatie te krijgen !